Instructie afhangen voor baanbeheerders en trainers

Trainers en baanbeheerders kunnen via het afhangbord:

 - verder vooruitkijken in de baanbezetting
- meer details bekijken van de deelnemers
- aanpassen van de reserveringen (of afgehangen reserveringen)
- verder in de tijd reserveren of afhangen
- meerdere banen tegelijkertijd
- herhalen voor een langere periode
- andere reserveringstypes doorvoeren
- verwijderen van gedane reserveringen & afhangen
- andere locaties dan de banen reserveren (via planningsoverzicht)

Hoe doe je dat?

Stap 1: Haal je pasje door kaartlezer, druk 3 keer (binnen één seconde) rechtsonder op het AllUnited logo
Stap 2: Kies voor 'Beheer'
Stap 3: De backoffice van AllUnited opent zich.
Stap 4: Voer jouw reserveringen of wijzigingen door.

Ga naar Planning > Reserveringen & afhangen.
We komen op een overzichtspagina met bovenin een menu, gevolgd door filter mogelijkheden en de baanbezetting. 

We starten met de baanbezetting en de filtermogelijkheden.
In het overzicht zijn alle reserveringen zichtbaar verdeeld over alle aanwezige locaties.
Binnen de filter mogelijkheden kan een andere dag worden gekozen.
Op de eerste rij betreffen de eerste paar knoppen de eerstvolgende dagen, gevolgd door de mogelijkheid om een exacte datum te kiezen. 
Met ‘ververs’ is het mogelijk om de data te verversen. Dit zal in praktijk weinig worden gebruikt, daar dit veelal automatisch plaats vindt.

Op de tweede rij kan op een specifieke locatie worden gefilterd.
Met de twee iconen kan je wisselen tussen een lijst- of kalenderweergave. 
Met de tijdsaanduiding kan je aangeven hoe jouw overzicht getoond dient te worden. 
120 minuten verzorgt een kleiner schema dan 15 minuten. 

 capture4.png

Om nieuwe reserveringen toe te voegen, dienen we naar het bovenste menu te kijken. 

De mogelijkheden in het bovenste menu betreffen:
- Nieuwe reservering: het toevoegen van nieuwe reserveringen (& afhangen)
- Zoeken reserveringen: het zoeken naar een specifieke reservering
- Afhangen: (web, lokaal) / nieuwe reservering / mijn reserveringen
- Afhangbord: Gaat direct naar de terminal 

 

capture6.png\

Nieuwe reserveringen zijn toe te voegen door bovenin voor 'nieuwe reservering’ te kiezen. 
Hierbij verschijnen de volgende mogelijkheden: 
Reserveringsnummer -  uniek nummer van de reservering welke automatisch door het systeem wordt toegewezen

Reserveringstype - Bepaalt aan welke voorwaarden de reservering moet voldoen. Deze mogelijkheden worden bepaald door de systeembeheerder. 
Reserveringsbron - Geeft aan waar de Reservering vandaan komt (backoffice of de terminal)
Datum - Datum waarop de reservering plaats vindt
Herhaal instellingen - Optie om te gebruiken indien de reservering een terugkerend karakter heeft
Tijd vanaf & t/m - start en eind tijd van de reservering
Relatie - Contactpersoon bij de reservering. Dit kan een verplicht veld zijn, afhankelijk van de instellingen achter het relatietype.
Locatie - Op welke locatie de reservering plaats vindt
Meerdere locaties - de mogelijkheid om 1 of meerdere locaties bij een reservering te voegen
Opmerkingen - Interne opmerkingen bij de reservering
Controle -  Controleert of alle informatie correct is ingevuld
Bewaren - Sla de reservering op

FAQ - Op welke wijze wordt de relatie op de hoogte gesteld als ik op deze wijze een reservering toevoe? >>> DIT MOET NOG WORDEN INGESTELD
Vanzelfsprekend kan deze reservering worden ingezien via de terminal (of AllUnited website, app of nieuwsbrief)
Maar achter het reserveringstype kan worden ingesteld dat er automatisch een e-mail bevestiging wordt verstuurd naar de betrokkenen. 
Dit is in te stellen door de systeembeheerder en is per vereniging verschillend.